In a rush? Download the PDF for later
Download the e-BookLe logiciel est passé d'un simple outil du lieu de travail à devenir le lieu de travail lui-même. Cela a d'importantes répercussions, non seulement sur la façon dont les employés collaborent et exécutent leur travail, mais aussi sur la manière dont les responsables informatiques envisagent les expériences logicielles en milieu de travail dans le contexte de leurs objectifs stratégiques et commerciaux plus larges.
Prenons un seul élément du paysage logiciel en pleine évolution : l'intégration accélérée des outils d'IA générative (GenAI) dans les flux de travail et les applications. Cette technologie est transformatrice, mais elle a un coût. Un récent rapport Gartner a révélé que les éditeurs de logiciels devraient augmenter leurs prix de 30 % par an à mesure qu'ils intègrent l'IA dans les solutions SaaS et autres. Cette hausse de prix attendue s'accompagne de l'exigence que les logiciels apportent d'autant plus de valeur.
Il est plus important que jamais pour les entreprises d'investir dans la transformation numérique et de rapprocher les objectifs informatiques et métiers. Selon une enquête McKinsey, 73 % des entreprises les plus performantes déclarent désormais que leurs DSI et leurs responsables informatiques seniors sont fortement impliqués dans l'élaboration de la stratégie d'entreprise. Cette élaboration et cette planification impliquent la nécessité de mesurer et de responsabiliser autour de KPI partagés. Mais lesquels sont les plus importants pour créer des expériences logicielles efficaces pour les collaborateurs ?
En ce moment, de nombreuses entreprises cherchent à renforcer leurs expériences logicielles de trois manières essentielles : réduire les risques, diminuer les coûts et augmenter les revenus. Le problème ? Trop d'entreprises mettent en œuvre ces initiatives en silos, ce qui entraîne des inefficacités et l'absence d'une stratégie globale pour améliorer le lieu de travail numérique. En réalité, des expériences logicielles efficaces pour les employés se situent à l'intersection de ces trois piliers.
Comment mesurer au mieux les progrès au sein de ces domaines clés et entre eux ? Voici dix KPI que chaque équipe informatique et opérationnelle devrait suivre, ainsi que des conseils pour optimiser les initiatives informatiques et améliorer la productivité.
Pour améliorer la productivité, les organisations doivent décider de la meilleure façon de la mesurer et d'établir une référence à partir de laquelle fixer des objectifs futurs. La productivité des workflows correspond au le temps qu'il faut aux employés pour accomplir les workflows critiques pour l'entreprise. Ce qui constitue un workflow critique pour l'entreprise varie selon le contexte : il peut s'agir d'un workflow ponctuel ou peu fréquent (par ex. formations à la sécurité, évaluations de performance) ou d'un workflow récurrent (par ex. traitement des demandes de prêt). L'équipe des opérations devrait généralement concentrer ses efforts sur l'amélioration de ces derniers, en raison de leur fréquence et de leur impact sur des éléments tels que l'atteinte des objectifs de chiffre d'affaires et la satisfaction client.
De plus, le temps moyen nécessaire pour accomplir un workflow n'est pas seulement une mesure de la productivité, mais aussi une référence quant à l'efficacité de ce processus. Un processus ralentit-il vos utilisateurs ? A-t-il un impact négatif sur l'expérience client en réduisant la rapidité de la prestation de services ? Est-ce un domaine dans lequel le déploiement d'un outil d'IA pourrait avoir un impact significatif sur les performances des employés ? Des agents IA pourraient-ils prendre en charge le processus à la place des humains ? Voici le type de questions que vous pourriez rencontrer lors de l'analyse de la productivité des workflows.
Une fois que vous disposez d'une base de référence pour la productivité des workflows, exploitez les analyses d'une plateforme d'adoption digitale (DAP) pour visualiser le flux de travail entre les applications et dans le temps. Il se peut que, pour certains workflows, les employés mettent plus longtemps à terminer leurs tâches parce qu'ils se retrouvent bloqués à un moment précis ou rencontrent des frictions qui pourraient être résolues grâce à un meilleur accompagnement. S'il existe un champ de formulaire particulier qui prête à confusion, envisagez par exemple de déployer une notification in-app pour leur fournir du contexte et des conseils sur la finalité du champ et la manière de le remplir correctement.
L'adoption des processus est une métrique d'activation qui mesure le nombre d'utilisateurs qui effectuent des workflows critiques pour l'entreprise. La plupart des tâches clés ne s'effectuent pas au sein d'une seule application, mais sur plusieurs, il est donc important que les équipes opérationnelles comprennent comment les équipes naviguent entre les différentes plateformes pour accomplir leur travail — et si les utilisateurs suivent les processus prévus pour garantir la conformité. Les équipes opérationnelles et les autres équipes axées sur l'efficacité des processus métier peuvent utiliser les puissantes analyses et les insights générés par l'IA d'une plateforme d'adoption digitale pour visualiser le flux de travail entre les applications et déterminer si les employés effectuent réellement les workflows. Selon que le workflow prévu est récurrent ou non récurrent, la manière dont les équipes considèrent et interprètent les taux d'adoption variera.
Pour les workflows dont l'adoption des processus est faible ou lente : lorsque vous constatez que des employés ne complètent pas les workflows clés ou ont du mal à le faire, vous devez d'abord chercher à en apprendre le plus possible sur ces utilisateurs via les analyses. Quels schémas observez-vous ? Ces employés partagent-ils des comportements ou des métadonnées communs (par exemple, est-ce la première fois qu'ils effectuent un processus, ou travaillent-ils dans le même bureau ou occupent-ils le même poste) ? Existe-t-il un point précis dans le workflow où les utilisateurs abandonnent ou rencontrent des difficultés ? Ces informations peuvent aider les équipes à optimiser les processus et à fournir les conseils et le soutien appropriés aux employés au sein des applications et entre elles, afin qu'ils puissent accomplir les workflows de la manière souhaitée.
Pour les workflows dont l'adoption des processus est élevée et rapide : si les employés accomplissent les workflows et les processus rapidement — et de la manière prévue —, la chose la plus importante que les équipes opérationnelles puissent faire est de les laisser travailler. Ce sont des super-utilisateurs, et vous pouvez les prendre en exemple pour aider tous les autres à atteindre les mêmes résultats — y compris les agents IA. Exploitez les analyses pour mieux comprendre ce qui distingue ces utilisateurs, et laissez ces informations orienter les ajustements de processus et le support in-app liés aux workflows courants. De plus, laisser ces utilisateurs travailler librement permet aux équipes opérationnelles de mieux faire évoluer leur travail, en supprimant de leur charge les tâches et la maintenance inutiles.
Une grande entreprise de distribution spécialisée dans l'amélioration de l'habitat souhaitait aider ses employés à générer davantage de revenus dans sa branche B2B, en vendant des fournitures à des travailleurs indépendants et à des entrepreneurs. Pour atteindre cet objectif, l'entreprise a lancé un processus de génération de leads au sein de son logiciel de gestion de la relation client (CRM) développé en interne, permettant aux employés d'identifier des professionnels ayant des chantiers et des projets à venir. Elle a lancé un essai dans lequel elle a utilisé les guides in-app Pendo pour favoriser l'adoption de ce processus de génération de leads dans 100 magasins. L'entreprise a constaté que les magasins utilisant les guides in-app affichaient des taux d'adoption 2,5 fois plus élevés que ceux qui n'avaient recours qu'aux moyens traditionnels de sensibilisation (par exemple, l'e-mail). Elle a également constaté que le groupe de magasins test avait augmenté son chiffre d'affaires mensuel de 1,5 million de dollars en moyenne par rapport au groupe témoin.
L'adoption des applications est une métrique qui mesure le nombre d'utilisateurs interagissant avec une application ou un outil spécifique. Elle est souvent rapportée dans le temps par le nombre d'utilisateurs actifs mensuels (MAU), d'utilisateurs actifs hebdomadaires (WAU) ou d'utilisateurs actifs quotidiens (DAU). En comprenant le niveau et la qualité de l'engagement avec une application donnée, les équipes technologiques des entreprises peuvent déterminer si celle-ci génère un bon retour sur investissement (ROI).
Les entreprises ne commencent souvent à suivre et à traiter l'adoption des applications qu'une fois la transformation numérique bien engagée, mais c'est une erreur. Selon les conclusions de McKinsey, les PDG les plus performants « sont aussi passionnés par l'adoption que par la stratégie. Ils investissent du temps en amont pour s'assurer que les personnes qui utilisent réellement les solutions… ont une voix claire dans le processus de développement. »
Il est important de noter que l'objectif de l'application doit orienter le taux d'adoption souhaité : remplit-elle une fonction essentielle à l'activité ? Est-ce quelque chose auquel les employés peuvent adhérer volontairement ? Ou ne nécessite-t-elle qu'un engagement ponctuel — par exemple, mettre à jour vos informations RH à un moment précis de l'année ?
Si vous constatez un faible taux d'adoption d'un outil ou d'une application numérique, vous pouvez exploiter les analyses d'une solution d'adoption numérique de la même manière que pour l'adoption des processus. Existe-t-il un sous-ensemble spécifique d'utilisateurs ayant du mal à utiliser l'application, ou le faible taux d'adoption est-il généralisé à l'ensemble de l'organisation ? Les employés sont-ils même conscients qu'ils sont censés utiliser l'application ? Tenez également compte du contexte : l'application est-elle utilisée pour une tâche ou un processus peu fréquent et non récurrent ? Si c'est le cas, un faible taux d'adoption n'est pas nécessairement un problème. En fonction des réponses à ces questions, vous pouvez prendre des mesures pour augmenter l'adoption via des alertes et des guides intégrés à l'application, ou solliciter des retours afin de mieux comprendre comment accompagner au mieux les employés dans l'utilisation de l'application.
L'informatique doit toujours mesurer le succès d'une application ou d'un projet numérique à la valeur qu'il apporte à l'entreprise. En retour, ceux qui financent l'informatique doivent comprendre cette valeur et déterminer un retour sur investissement approprié en fonction de celle-ci. Pour qu'un logiciel génère un bon retour sur investissement (ROI), il doit permettre à une organisation de gagner ou d'économiser plus d'argent que ce qu'elle y a investi, ou de réduire les risques de manière significative. Il existe un certain nombre de facteurs mesurables qui contribuent à une mesure standard du ROI pour les outils SaaS et IA.
L'un des éléments essentiels pour déterminer le ROI d'un logiciel est le délai de rentabilisation, c'est-à-dire le temps écoulé entre le moment où un employé commence à utiliser une application et celui où l'entreprise commence à en tirer de la valeur. Un autre facteur est le taux d'utilisation des licences, c'est-à-dire le pourcentage de licences achetées par une entreprise pour un logiciel donné qui sont réellement utilisées.
Pour les utilisateurs qui mettent plus de temps à tirer de la valeur, demandez-vous s'ils bénéficient des bonnes expériences d'onboarding et d'accompagnement. Comment avez-vous élaboré votre stratégie d'onboarding pour les utilisateurs, et pouvez-vous accélérer leur trajectoire d'onboarding ? Le changement est-il introduit à un rythme qui provoque de la fatigue ou de la confusion ? La formation est-elle dispensée en présentiel, avec des informations pratiques et des conseils difficiles d'accès une fois la session terminée ? Ou est-elle déployée dans l'application au moment où les équipes en ont le plus besoin, et toujours accessible ensuite dans le centre de ressources ?
Pour les logiciels affichant de faibles taux d'utilisation des licences, utilisez les analyses pour identifier les utilisateurs qui n'utilisent pas le logiciel et observez les tendances qui en ressortent. Partagent-ils un même département ou un même poste ? L'entreprise paie-t-elle déjà pour un logiciel pouvant remplir la même fonction ? Selon les réponses à ces questions, l'IT pourrait être en mesure de réduire le nombre de licences qu'elle paie, libérant ainsi du budget et améliorant par la même occasion le ROI de ce logiciel.
5. Taux de conformité
Pour les équipes informatiques, garantir la conformité et s'assurer que les employés travaillent en accord avec les réglementations, protocoles et politiques clés représente un travail considérable. Le suivi du taux de conformité — dans quelle mesure une action donnée (par exemple, l'exécution d'un workflow) respecte les exigences de conformité — leur permet d'évaluer le degré d'adhésion des employés à ces normes et bonnes pratiques. Maintenir un taux de conformité élevé est essentiel pour éviter les violations réglementaires (pensez aux politiques telles que le RGPD, la HIPAA, etc.) qui s'accompagnent de lourdes amendes et de dommages à la réputation. La conformité est également essentielle au maintien de la qualité des données, de la productivité et de la confiance des clients.
Utilisez les analyses d'une plateforme d'adoption numérique (DAP) pour comprendre votre taux de conformité et identifier les comportements qui exposent votre entreprise à des risques. Les meilleures DAP font remonter des informations exploitables et détectent des tendances grâce à l'IA : un segment d'employés rencontre-t-il davantage de difficultés en matière de conformité qu'un autre (selon le rôle, la région, etc.) ? Si c'est le cas, mettez en place un accompagnement in-app pour former et sensibiliser ces employés et encourager des pratiques de travail conformes. Un accompagnement in-app ciblé garantit que les conseils parviennent aux utilisateurs qui en ont besoin, sans perturber ceux qui n'en ont pas besoin.
À un moment ou un autre, chaque entreprise sera confrontée à une menace de sécurité sous une forme ou une autre — des attaques de phishing ciblant les employés, des accès non autorisés aux systèmes d'entreprise ou aux données sensibles, ou des menaces internes émanant d'anciens employés ou de sous-traitants. Quel qu'en soit le type, il est important pour les entreprises de suivre le nombre d'incidents de sécurité sur une période donnée — souvent trimestrielle ou annuelle — et de s'efforcer de le réduire au fil du temps.
Les audits de sécurité réguliers et la formation des employés sont essentiels pour atténuer les menaces. La plupart des entreprises imposent une formation annuelle à la sécurité pour les employés, couvrant la manière de détecter les menaces telles que les attaques de phishing, mais les employés oublient rapidement ces sessions ponctuelles. Les informations ne sont pas non plus facilement accessibles en cas de menace. Pour se prémunir plus efficacement contre les menaces de sécurité, les équipes informatiques doivent fournir une assistance permanente au sein des applications et des flux de travail qui guident les employés autour des bonnes pratiques de sécurité. Grâce aux bonnes informations comportementales, les équipes informatiques peuvent identifier des schémas de comportements à risque, tels qu'un accès inapproprié aux données ou une exécution incorrecte des flux de travail, et mieux évaluer la probabilité d'incidents de sécurité en aval. À partir de là, les équipes peuvent prendre des mesures supplémentaires pour fournir une formation et une assistance intégrées aux applications afin de prévenir les menaces avant qu'elles ne surviennent.
Le Net Promoter Score (NPS) est l'un des moyens les plus courants utilisés par les entreprises pour évaluer la satisfaction et la fidélité des clients. Il se présente sous la forme d'une enquête à une seule question qui demande : « Quelle est la probabilité que vous recommandiez cette marque à un ami ou à un collègue ? » Les clients répondent à l'enquête sur une échelle de 0 à 10. Les scores de 9 ou 10 sont considérés comme des « Promoteurs », 7 ou 8 comme des « Passifs », et 0 à 6 comme des « Détracteurs ». Les entreprises soustraient ensuite le pourcentage de Détracteurs du pourcentage de Promoteurs pour obtenir leur Net Promoter Score.
Le Net Promoter Score d'application fonctionne de la même manière que le NPS, mais il est soumis aux employés pour une application ou un logiciel utilisé en milieu de travail (« Dans quelle mesure recommanderiez-vous ce produit ou cette application à un ami ou à un collègue ? »). C'est une mesure essentielle pour comprendre le risque croissant de l'informatique fantôme — après tout, si les employés n'aiment pas utiliser une application, ils sont plus susceptibles de recourir à des alternatives non autorisées. Gartner prédit que d'ici 2027, 75 % des employés acquerront, modifieront ou créeront des technologies en dehors de la visibilité de l'informatique — soit une hausse de 41 % par rapport à 2022.
Avec le NPS segmenté, les équipes chargées des systèmes d'entreprise tiennent compte de la fréquence à laquelle les individus ou les équipes utilisent une application lorsqu'elles évaluent leurs scores. Pour les scores NPS relatifs à un outil de gestion de la relation client (CRM), par exemple, les scores des équipes commerciales qui utilisent l'application avec le plus de régularité et de fréquence seraient examinés le plus attentivement ou pondérés plus fortement.
Examinez les scores NPS par segmentation de fréquence. Par exemple, si vous cherchez à stimuler l'adoption, vous pouvez consulter les scores des utilisateurs peu fréquents pour mieux comprendre ce qui pourrait les freiner dans leur engagement. Les scores des utilisateurs à haute fréquence peuvent être analysés pour mieux cerner l'impact de l'outil en question sur la productivité et le moral général. Si les scores sont particulièrement bas, faites un suivi auprès des utilisateurs à haute fréquence pour mieux comprendre ce qui explique leur faible taux de satisfaction. L'outil est-il mal adapté à l'usage auquel les équipes sont censées le destiner ? Pourrait-il bénéficier d'une intégration avec un outil d'IA ou d'une capacité agentique ? Existe-t-il une confusion autour de l'utilisation de l'outil ou d'une fonctionnalité dans un flux de travail ou un processus donné ? Connaître les réponses à ces questions et à d'autres peut aider les équipes informatiques à planifier des interventions visant à améliorer les scores au fil du temps.
En ce qui concerne le NPS applicatif, la segmentation est indispensable pour tirer une réelle valeur de cette métrique. En effet, les employés qui utilisent une application le plus fréquemment et de manière critique pour leur rôle auront une plus grande étendue et profondeur dans les retours qu'ils fournissent. Mais le recours à la segmentation peut également rendre d'autres métriques plus significatives selon le contexte. En matière d'adoption d'une application ou d'une fonctionnalité, par exemple, la segmentation par rôle ou par équipe peut aussi s'avérer utile. Prenons l'exemple d'une fonctionnalité ajoutée à une application CRM commerciale et ciblant en particulier les équipes grands comptes. Dans ce cas, il est judicieux de segmenter l'adoption par marché (en accordant plus de poids à l'adoption par les membres des équipes grands comptes) pour évaluer la santé des taux d'adoption.
Réduire le temps consacré à fournir manuellement du support aux employés est toujours un objectif important. Les équipes les plus avant-gardistes s'appuient sur des plateformes d'adoption digitale pour offrir un support et des conseils automatisés disponibles en permanence, afin d'aider leurs équipes à se débloquer et à être opérationnelles plus rapidement. Les équipes peuvent mesurer la déflexion du support en prenant une mesure de référence du nombre de demandes de tickets reçues concernant des applications, outils ou processus donnés, puis en comparant ce chiffre à celui obtenu après une période donnée suivant le déploiement de ressources de support intégrées à l'application. Ces solutions peuvent prendre la forme d'un centre d'aide ou d'un hub de ressources applicatif, regroupant le support et les conseils relatifs à divers processus et fonctionnalités. Le support peut également se présenter sous la forme d'une formation pilotée par l'IA, déployée directement dans l'application auprès de personnes ou d'équipes pour une tâche donnée.
Si vous constatez un faible niveau de déflexion du support, prenez du recul et réévaluez les interventions in-app que vous avez mises en place. Le centre de ressources contient-il un support pertinent pour les personnes ou les équipes qui sollicitent de l'aide ? Un guide ou une formation in-app donnés pourraient-ils être rendus plus clairs ? Le support est-il ciblé vers les bons utilisateurs ? Y a-t-il trop de support disponible, au point que les employés l'ignorent parce qu'ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin ?
Lorsqu'une grande entreprise du secteur des services financiers a souhaité réduire le nombre de demandes d'assistance qu'elle recevait de ses employés, elle s'est tournée vers Pendo sur plus de 40 applications internes pour obtenir des résultats concrets. Plutôt que d'attendre passivement les demandes, cette entreprise a pris les devants en tirant parti du Pendo Resource Center pour créer des sources de référence au sein des applications concernant les processus clés, les flux de travail et les meilleures pratiques. Elle a également utilisé des guides intégrés aux applications pour dévier les demandes de type « guidez-moi à travers un processus » et « expliquez-moi X ». Le résultat a été une stupéfiante 60 % de diminution du volume de demandes de support, associée à une multiplication par 14 des consultations du centre de ressources. Cela a conduit à une plus grande productivité parmi les employés en agence, qui ont pu rapidement trouver les réponses par eux-mêmes et reprendre leurs interactions avec les clients au lieu d'attendre le centre de support du siège.
Chaque logiciel engendre des coûts, mais il peut être difficile pour les équipes informatiques et les dirigeants d'entreprise de déterminer précisément leur nature et leur montant, car bon nombre d'entre eux sont indirects. Le coût total de possession (TCO) est une mesure qui prend en compte l'ensemble des coûts, directs et indirects, liés à un logiciel donné. Cela inclut les coûts de licence, de support, d'ingénierie et d'intégration, de maintenance, d'IA — tout ce qui est nécessaire pour déployer le logiciel, le maintenir en fonctionnement et prioriser les bonnes mises à jour et corrections pour les collaborateurs. Une fois que les équipes ont établi des références de TCO pour leurs logiciels, elles peuvent identifier des opportunités d'amélioration.
Pour les logiciels dont le coût total de possession est élevé, les équipes informatiques peuvent décomposer les coûts afin d'identifier ce qui génère précisément les dépenses liées à l'application, puis prendre des mesures pour les réduire. Il se peut qu'une application donnée affiche un faible coût de renouvellement de licence, mais des coûts élevés liés à sa maintenance et à ses mises à niveau (certaines applications nécessitent même des outils supplémentaires pour être correctement mises à jour, par exemple). Savoir quel élément fait grimper les coûts aide les équipes informatiques à définir la bonne stratégie pour les réduire.
Peu de problèmes ont autant affecté les départements informatiques ces dernières années que l'étalement SaaS— la prolifération des applications dans les stacks internes des entreprises. Ces applications engendrent des coûts importants — des coûts qui ne cessent de croître avec l'essor de l'IA. Il est impératif pour les entreprises de disposer d'un portefeuille numérique adapté à leurs besoins, et mesurer l'étalement du portefeuille aide les équipes informatiques à évaluer l'écart entre leur situation actuelle et celle qu'elles devraient atteindre. Elles peuvent choisir de mesurer cet étalement de plusieurs façons — en termes de nombre total d'applications à usage interne ou de nombre d'applications par utilisateur, par exemple.
Après avoir dressé un inventaire précis et exhaustif de leur portefeuille, les équipes informatiques et les responsables des systèmes d'information peuvent commencer à ajuster la taille de leur portefeuille en fonction de leurs besoins logiciels (et budgétaires). L'une des façons d'y parvenir consiste à exploiter les analyses DAP pour examiner l'utilisation de chaque application et déterminer si elle mérite un investissement supplémentaire, peut être conservée en l'état ou doit être retirée. De nombreuses entreprises, par exemple, paient inutilement pour des applications redondantes — des applications qui remplissent la même fonction ou offrent des fonctionnalités équivalentes à d'autres déjà présentes dans le portefeuille — alors qu'elles pourraient (et devraient) en réalité les retirer.
La mesure des KPI présentés dans ce guide aide les équipes informatiques et opérationnelles à concevoir des expériences logicielles avec intention et à améliorer ce qui est actuellement proposé. Lorsqu'une entreprise passe d'expériences improvisées et chaotiques à des workflows fluides, des applications, des processus et des éléments d'IA qui fonctionnent ensemble, les employés et l'entreprise dans son ensemble en bénéficient grandement. L'époque où il fallait en permanence gérer les urgences d'un élément ou d'un autre juste pour maintenir l'activité est révolue.
Lorsque vous offrez aux employés les bonnes expériences logicielles, les coûts et les risques opérationnels diminuent, l'efficacité de l'entreprise augmente, et de meilleurs résultats pour l'entreprise comme pour les employés prennent de l'élan.
Il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour commencer à améliorer votre environnement de travail numérique. Êtes-vous prêt à créer des expériences qui rendent vos logiciels plus fluides, plus intelligents et plus faciles à utiliser ?