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In a rush? Download the PDF for later
Download the e-BookIntrodução: o software e a transformação do ambiente de trabalho
"Mais de um ano após o início da pandemia, as curvas de adoção digital não estão desacelerando. Elas estão se acelerando." Esta foi a tendência que o CEO da Microsoft, Satya Nadella, afirmou ao Wall Street Journal em maio. Nadella é apenas um dos muitos líderes de alto perfil no setor de tecnologia a destacar a crescente importância e ubiquidade da adoção digital no ambiente de trabalho atual — e no do futuro.
Muito antes de a pandemia levar inúmeros funcionários ao trabalho remoto, uma transformação digital no ambiente de trabalho já estava em pleno andamento. Gestores e equipes dependem cada vez mais de softwares para atender às demandas em constante evolução que enfrentam. As empresas agora usam mais softwares — e gastam mais com eles — do que nunca. O número de aplicativos que as empresas usam aumentou 30 por cento de 2018 a 2020, e o valor gasto com produtos de software como serviço (SaaS) cresceu 50 por cento no mesmo período.
No entanto, embora as empresas estejam investindo mais do que nunca em software, elas não estão fazendo o mesmo investimento para garantir que suas equipes extraiam o máximo valor dele. De fato, os níveis de desconforto e insatisfação dos funcionários com o software são decepcionantemente altos. Além disso, eles contrastam fortemente com a percepção dos gestores sobre como os funcionários se sentem. A IBM, por exemplo, constatou que enquanto 74 por cento dos empregadores afirmaram que sua organização estava ajudando os funcionários a se adaptarem a novas formas de trabalho, apenas 38 por cento dos funcionários concordavam.
É aqui que a solução certa de adoção digital é crucial. A melhor solução permite que as empresas integrem funcionários com mais rapidez, ofereçam suporte melhor e mais imediato dentro dos próprios aplicativos e promovam conformidade e governança. Ela também maximiza tanto a produtividade dos funcionários quanto o retorno sobre o investimento que as equipes obtêm de seu conjunto de softwares internos. A seguir, descreveremos as características de uma excelente solução de adoção digital e como as equipes podem aproveitar essas ferramentas para promover uma transformação digital bem-sucedida.
Como é a solução certa
Em seu nível mais básico, uma solução de adoção digital é um software que se sobrepõe a outros produtos de software ou aplicativos e ajuda os usuários a alcançar fluência e proficiência ideais dentro deles e entre eles. Ao mesmo tempo, ela fornece às equipes de gestão de mudanças, líderes de TI e outras partes interessadas análises robustas que podem tanto embasar o roteiro inicial de adoção digital quanto otimizar ainda mais os planos quando já estiverem em andamento.
As melhores soluções de adoção digital se destacam por oferecer experiências e interfaces simples, intuitivas e fáceis de usar, para que pessoas de todos os níveis técnicos se sintam confortáveis com elas. Elas devem ser igualmente intuitivas e simplificadas no back-end, oferecendo às equipes a capacidade de gerenciar dados e feedback a partir de um local centralizado, em vez de precisar alternar constantemente entre diversas ferramentas e painéis. Lembre-se: o objetivo de uma solução de adoção digital é garantir que sua empresa esteja obtendo o valor total do software adquirido para suas equipes. A última coisa que uma solução deve fazer é se tornar o tipo de software subutilizado que as empresas buscam minimizar, agravando assim o problema que ela foi adquirida para resolver.
5 elementos essenciais de uma ótima solução de adoção digital
1. Uma estratégia orientada por análises
A orientação no aplicativo é um elemento essencial de uma solução de adoção digital, mas como as equipes devem utilizá-la da melhor forma? Em outras palavras, como elas identificam quais problemas priorizar? Afinal, seria inviável para os empregadores e alienante para os funcionários criar guias para cada funcionalidade de cada aplicativo de software.
Os planos de adoção digital mais bem-sucedidos são aqueles que consideram o comportamento existente dos colaboradores e atendem as equipes onde elas estão. A solução de adoção digital certa deve fornecer análises comportamentais abrangentes para que gestores de mudança e estrategistas possam ver como os colaboradores estão gastando seu tempo dentro e entre aplicativos. Identificar os caminhos e fluxos de trabalho mais comuns permite que eles obtenham insights para embasar o melhor roteiro de adoção digital. Análises robustas também permitem identificar pontos problemáticos e áreas de atrito, o que é fundamental para determinar quais guias priorizar e como melhor apoiar as equipes em qualquer momento.
Depois que essas prioridades iniciais forem executadas, as equipes podem retornar às análises para quantificar o desempenho de sua estratégia. Isso pode significar verificar o quanto um treinamento reduziu o tempo gasto em um fluxo de trabalho ou recurso específico. Também pode significar medir a queda nas solicitações de tickets de suporte relacionadas a esse fluxo de trabalho ou recurso.
As melhores soluções de adoção digital permitem que as empresas adotem uma abordagem baseada em análises para compreender melhor como o trabalho acontece. Não é surpresa que um relatório recente do Everest Group tenha considerado as análises como "formando a espinha dorsal das principais decisões de negócios."
2. Orientação onde e quando sua equipe precisar
No front end, uma ótima solução de adoção digital oferece orientação e suporte no aplicativo tanto para novos funcionários quanto para os já existentes. Como você provavelmente sabe por experiência própria, treinamentos realizados em sessões de integração longas e entediantes são facilmente esquecidos. De fato, estudos descobriram que os funcionários esquecem 70% do conteúdo do treinamento nas primeiras 24 horas após uma sessão. Além disso, pode ser difícil para os funcionários acessar as informações de que precisam mais adiante, especialmente em um momento em que o número de ferramentas de software que utilizam está aumentando – e se tornando cada vez mais personalizável.
As melhores soluções de adoção digital resolvem esse problema levando a orientação certa ao funcionário certo no momento certo, não apenas dentro de uma ferramenta, mas em todo o cenário de mudanças. Seja para impulsionar a adoção de um novo recurso, fornecer contextualização para um campo personalizado ou enviar alertas para garantir a conformidade em uma determinada área, uma solução de adoção digital permite um suporte personalizado. Além disso, ela garante que esse suporte permaneça em destaque para os membros da sua equipe, sejam eles funcionários novos que estão apenas começando sua jornada de integração ou funcionários com mais tempo de casa.
3. Gestão de feedback para garantir que as vozes dos funcionários sejam ouvidas
Assim como aproveitar os dados analíticos é essencial para construir a estratégia certa de adoção digital, coletar e agir com base no feedback dos colaboradores é essencial para um rollout contínuo e bem-sucedido. Se a sua estratégia for imposta de cima para baixo e incluir apenas uma comunicação unidirecional, ela quase certamente falhará. Em vez disso, é importante avaliar o quanto os guias, os processos e o próprio software estão atendendo às necessidades e expectativas dos colaboradores. Ferramentas como enquetes e pesquisas no aplicativo ajudam a tornar a mudança um processo bidirecional. Ao fornecer feedback de forma proativa, os colaboradores oferecem às suas empresas insights importantes sobre o que está funcionando e o que não está.
É claro que o feedback só tem valor na medida das ações que você toma com base nele; por isso, é importante que os gestores de mudança garantam que as opiniões e preocupações dos colaboradores não se percam em meio ao ruído. As melhores soluções de adoção digital ajudam as equipes a fazer isso por meio de sistemas ativos de gestão de feedback. Entre outras coisas, esses sistemas permitem que os gestores personalizem a orientação para os usuários com base no feedback recebido, incluindo a realização de experimentos para identificar qual conjunto de orientações é mais eficaz. Isso também permite que os colaboradores saibam que seu feedback está sendo ouvido.
4. ROI máximo no seu portfólio de TI
A solução de adoção digital certa atende a uma necessidade de negócio clara: maximizar o retorno sobre o investimento em software. Para os profissionais de TI, portanto, uma solução de adoção digital não deve ser avaliada pelo sucesso de um único guia dentro de um aplicativo, mas sim pela forma como ela os ajuda a impulsionar a adoção de todo o conjunto de funcionalidades que o software adquirido pela empresa oferece.
Um conjunto interno de aplicativos amplo e diversificado representa desafios reais para a TI em geral e para os diretores de tecnologia da informação em particular. Para começar, muitas equipes estão pagando por mais do que precisam. Em 2020, a empresa média passou a ter 3,6 aplicativos duplicados –aplicativos que oferecem a mesma funcionalidade e servem ao mesmo propósito–, um aumento de 80 por cento em relação ao ano anterior. Isso não significa apenas que as empresas estão aumentando os gastos desnecessários com produtos SaaS, mas também que prejudicam seus resultados financeiros de outras formas mais indiretas ao fazê-lo.
Aplicativos duplicados podem gerar confusão entre os funcionários sobre qual é o correto a usar para uma determinada tarefa–e, com isso, contribuir para a ansiedade e a insatisfação no ambiente de trabalho. Esses aplicativos também criam um transtorno desnecessário para as equipes de TI, que são obrigadas a responder a solicitações de tickets de suporte que não deveriam ter sido geradas. Sem mencionar que equipes diferentes podem usar aplicativos diferentes para as mesmas tarefas, levando a processos muito distintos que reduzem a transparência e dificultam sinergias que poderiam se desenvolver entre as equipes.
A solução de adoção digital certa deve ajudar as equipes a identificar e eliminar aplicativos duplicados onde quer que estejam presentes. Depois que esses aplicativos forem eliminados, os profissionais de TI devem se concentrar em extrair o máximo valor daqueles que permanecem – o que significa utilizar o conjunto completo de recursos que seu pacote interno oferece. Imagine se uma empresa usasse, digamos, o Microsoft Excel apenas para fazer cálculos básicos em células, em vez de usá-lo para fórmulas financeiras complexas, criação de gráficos e tabelas, e os inúmeros outros recursos que ele oferece. Ela estaria longe de maximizar o ROI desse aplicativo.
5. Segurança e conformidade otimizadas
À medida que os funcionários se tornam cada vez mais confortáveis e habilidosos com o software que usam no trabalho, é importante garantir que o estejam usando de forma segura e em conformidade com as diretrizes e regulamentações estabelecidas. Nesse sentido, a orientação no aplicativo e as análises que uma excelente solução de adoção digital oferece são particularmente úteis para os diretores de segurança da informação (CISOs) e suas equipes.
As robustas análises comportamentais que uma solução de adoção digital eficaz oferece permitem que as equipes de segurança acompanhem com que eficiência os funcionários estão executando as tarefas da maneira exigida. Com isso, elas podem usar a orientação no aplicativo e a segmentação para direcionar funcionários que possam estar em desconformidade em determinada tarefa com lembretes sobre as melhores práticas (ou até mesmo mini-questionários sobre elas). As equipes de segurança também podem usar soluções de adoção digital para contextualizar problemas de conformidade, adicionando explicações aos campos relevantes que esclarecem qual é a maneira correta de executar uma tarefa ou inserir um dado e por quê.
No campo da segurança, manter treinamentos e atualizações dentro do aplicativo permite que os funcionários absorvam conteúdos em pequenas doses, que estarão prontamente disponíveis caso sejam esquecidos, e que o façam no lugar mais relevante para isso. Além disso, um ambiente de ameaças dinâmico exige uma solução dinâmica. Os CISOs podem usar uma solução de adoção digital para enviar alertas aos funcionários sobre golpes de phishing ou outros eventos de segurança em tempo real, dentro do aplicativo onde o perigo existe.
Consolide sua vantagem competitiva
Embora este guia ofereça conceitos fundamentais para que líderes de mudança considerem ao utilizar uma solução de adoção digital, é importante lembrar que cada caso bem-sucedido de transformação digital é diferente. Os fluxos de trabalho, as sinergias e os processos de negócios que uma empresa desenvolve são o que constitui sua vantagem competitiva no mercado. O melhor uso de uma solução de adoção digital deve estar firmemente enraizado nessas práticas. Feita da maneira certa, a adoção digital transformará sua empresa na melhor versão de si mesma, corrigindo o que não está funcionando e aprimorando ainda mais o que já funciona. O futuro do trabalho chegou: você está pronto para adotar as ferramentas digitais necessárias para enfrentá-lo?
