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Download the e-BookDans la presse économique actuelle, on entend beaucoup parler de l'essor du lieu de travail numérique, notamment depuis la pandémie. Ce qui est souvent sous-entendu, mais pas toujours explicitement formulé, c'est que le lieu de travail numérique est devenu synonyme du lieu de travail lui-même. Cela a d'énormes implications, non seulement sur la façon dont les employés collaborent et exécutent leur travail, mais aussi sur la manière dont les dirigeants d'entreprise envisagent les technologies de travail dans le contexte de leurs objectifs stratégiques et commerciaux plus larges. Il n'est donc pas surprenant que 74 % des responsables informatiques affirment que le rôle du DSI a été revalorisé en raison de la pandémie.
Il est plus important que jamais pour les entreprises d'investir dans la transformation numérique et de rapprocher les objectifs informatiques et opérationnels. Selon une récente enquête de McKinsey, 73 % des entreprises les plus performantes déclarent désormais que leurs DSI et leurs responsables informatiques seniors sont fortement impliqués dans l'élaboration de la stratégie de l'entreprise. Cette élaboration et cette planification s'accompagnent de la nécessité de mesurer et de responsabiliser autour de KPI communs. Mais lesquels sont les plus importants pour un lieu de travail numérique optimisé ?
Actuellement, de nombreuses entreprises s'efforcent de renforcer le lieu de travail numérique de trois manières essentielles : par des initiatives visant à accroître la productivité, à améliorer les expériences et à optimiser les logiciels — aussi bien les applications tierces à usage interne que vous achetez que celles développées en interne que vous créez.
Le problème ? Trop d'entreprises mettent en œuvre ces initiatives en silos. C'est regrettable, car un environnement de travail numérique mature et efficace se situe à l'intersection de ces trois piliers. Mais comment les équipes devraient-elles mesurer au mieux les progrès réalisés au sein de ces domaines clés et entre eux ? Et en quoi l'amélioration de chacun de ces domaines contribue-t-elle à un environnement de travail numérique amélioré ? Voici dix KPI que chaque équipe chargée des technologies et des opérations devrait suivre pour l'environnement de travail numérique, ainsi que des conseils pour exploiter les données afin d'optimiser les initiatives informatiques et d'améliorer l'expérience des employés.
Pour stimuler la productivité, les organisations doivent décider de la meilleure façon de la mesurer et établir une base de référence à partir de laquelle fixer des objectifs futurs. La productivité des workflows correspond au temps nécessaire aux employés pour accomplir des workflows critiques pour l'entreprise. Ce qui constitue un workflow critique pour l'entreprise varie selon le contexte : il peut s'agir d'un workflow ponctuel ou peu fréquent (p. ex. formations à la sécurité, évaluations de performance) ou d'un workflow récurrent (p. ex. traitement des demandes de prêt). L'équipe des opérations devrait généralement concentrer ses efforts sur l'amélioration de ces derniers, en raison de leur fréquence et de leur impact sur des éléments tels que l'atteinte des objectifs de chiffre d'affaires et la satisfaction client. De plus, le temps moyen d'exécution d'un workflow n'est pas seulement une mesure de la productivité, mais aussi une base de référence de l'efficacité du processus tel qu'il a été conçu. Un processus ralentit-il vos utilisateurs ? A-t-il un impact négatif sur l'expérience client en ralentissant directement la vitesse de prestation de services ? Voilà le type de questions que vous pourriez rencontrer lors de l'analyse de la productivité des workflows.
L'adoption des processus est une métrique d'activation qui mesure le nombre d'utilisateurs qui effectuent des workflows critiques pour l'entreprise. La plupart des tâches clés ne s'effectuent pas au sein d'une seule application, mais sur plusieurs, il est donc important que les équipes opérationnelles aient une vision de la façon dont les équipes naviguent entre les différentes plateformes pour accomplir leur travail — et si les utilisateurs réalisent les processus de la manière prévue pour garantir la conformité. Les équipes chargées de la gestion des risques, des opérations ou de l'efficacité des processus métier peuvent utiliser les puissantes analyses d'une solution d'adoption numérique pour visualiser le flux de travail entre les applications et déterminer si les employés effectuent réellement les workflows. Selon que le workflow prévu soit récurrent ou non récurrent, la façon dont les équipes considèrent et interprètent les taux d'adoption variera.
Une grande entreprise de vente au détail spécialisée dans l'amélioration de l'habitat souhaitait aider ses employés à générer davantage de revenus dans sa branche B2B, en vendant des fournitures à des travailleurs indépendants et à des entrepreneurs. Pour atteindre cet objectif, l'entreprise a lancé un processus de génération de leads au sein de son logiciel de gestion de la relation client (CRM) développé en interne, permettant aux employés de trouver des professionnels ayant des chantiers et des projets à venir. Elle a lancé un essai dans lequel elle a utilisé les guides in-app Pendo pour favoriser l'adoption de ce processus de génération de leads dans 100 magasins. L'entreprise a constaté que les magasins utilisant les guides in-app affichaient des taux d'adoption 2,5 fois plus élevés que ceux qui n'avaient recours qu'aux moyens traditionnels de sensibilisation (par exemple, l'e-mail). Elle a également constaté que le groupe de magasins test avait augmenté son chiffre d'affaires mensuel de 1,5 million de dollars en moyenne par rapport au groupe témoin.
L'adoption des applications est une métrique qui mesure le nombre d'utilisateurs qui interagissent avec une application ou un outil spécifique. Elle est souvent rapportée dans le temps par le nombre d'utilisateurs actifs mensuels (MAU), d'utilisateurs actifs hebdomadaires (WAU) ou d'utilisateurs actifs quotidiens (DAU). En comprenant le niveau et la qualité de l'engagement avec une application donnée, les équipes technologiques de l'entreprise peuvent déterminer si celle-ci génère un bon retour sur investissement (ROI).
Les entreprises ne commencent souvent à suivre et à traiter l'adoption des applications qu'une fois la transformation numérique bien engagée, mais c'est une erreur. Selon les conclusions de McKinsey, les PDG les plus performants « sont aussi passionnés par l'adoption que par la stratégie. Ils investissent du temps en amont pour s'assurer que les personnes qui utilisent réellement les solutions… ont une voix claire dans le processus de développement. »
Il est important de noter que l'objectif de l'application doit orienter le taux d'adoption souhaité : remplit-elle une fonction essentielle à l'activité ? Est-ce quelque chose auquel les employés peuvent adhérer volontairement ? Ou ne nécessite-t-elle qu'un engagement saisonnier — par exemple, la mise à jour de vos informations RH à un moment précis de l'année ?
Réduire le temps consacré à fournir manuellement du support aux employés est toujours un objectif important. Les équipes les plus avant-gardistes exploitent les solutions d'adoption numérique pour offrir un support et des conseils automatisés disponibles en permanence, afin d'aider leurs équipes à se débloquer et à être opérationnelles plus rapidement. Les équipes peuvent mesurer la déflexion du support en prenant une mesure de référence du nombre de demandes de tickets reçues concernant des applications, des outils ou des processus donnés, puis en comparant ce chiffre au nombre reçu après une période donnée suivant le déploiement des ressources de support intégrées à l'application. Ces solutions peuvent prendre la forme d'un centre d'aide ou d'un hub de ressources applicatif, qui regroupe le support et les conseils relatifs à divers processus et fonctionnalités. Le support peut également se présenter sous la forme de formations déployées directement dans l'application, à destination de personnes ou d'équipes, autour d'une tâche spécifique.
Au niveau de l'entreprise et des départements, un travail considérable est consacré à la compréhension de l'expérience globale des employés. Pour l'améliorer, les équipes doivent établir une base de référence et mesurer la satisfaction des employés. Bien que les moyens précis utilisés à cet effet varient selon les organisations, la satisfaction des employés est généralement appréhendée comme un retour d'information global, au niveau de l'environnement de travail numérique (ou de la pile technologique), afin d'évaluer ce que les personnes vivent et ressentent vis-à-vis des technologies utilisées en entreprise et des façons d'accomplir leur travail. Cela prend parfois la forme d'une enquête annuelle auprès des employés, qui fournit aux équipes informatiques des informations sur l'état du moral des collaborateurs. À mesure que l'environnement de travail est devenu de plus en plus numérique, l'expérience d'un employé avec les logiciels détermine de plus en plus son expérience au travail dans son ensemble ; il est donc important que les équipes informatiques évaluent régulièrement ce type de retour d'information.
Le Net Promoter Score (NPS) est l'un des moyens les plus courants utilisés par les entreprises pour évaluer la satisfaction et la fidélité des clients. Il se présente sous la forme d'une enquête à une seule question qui demande : « Quelle est la probabilité que vous recommandiez cette marque à un ami ou à un collègue ? » Les clients répondent à l'enquête sur une échelle de 0 à 10. Les scores de 9 ou 10 sont considérés comme des « Promoteurs », 7 ou 8 comme des « Passifs », et 0 à 6 comme des « Détracteurs ». Les entreprises soustraient ensuite le pourcentage de Détracteurs du pourcentage de Promoteurs pour obtenir leur Net Promoter Score.
Le Net Promoter Score d'application fonctionne de la même manière que le NPS, mais il est soumis aux employés pour une application ou un logiciel professionnel (« Dans quelle mesure est-il probable que vous recommandiez ce produit ou cette application à un ami ou à un collègue ? »). Avec le NPS segmenté, les équipes chargées des systèmes d'entreprise tiennent compte de la fréquence à laquelle les individus ou les équipes utilisent une application lors de l'évaluation de leurs scores. Pour les scores NPS relatifs à un outil de gestion de la relation client (CRM), par exemple, les scores des équipes commerciales qui utilisent l'application avec le plus de régularité et de fréquence seraient examinés le plus attentivement ou pondérés plus fortement.
En ce qui concerne le NPS des applications, la segmentation est indispensable pour tirer une réelle valeur de cette métrique. En effet, les employés qui utilisent une application le plus fréquemment et de manière essentielle à leur rôle auront une plus grande étendue et profondeur dans les retours qu'ils fournissent. Mais le recours à la segmentation peut également rendre d'autres métriques plus significatives selon le contexte. En matière d'adoption d'une application ou d'une fonctionnalité, par exemple, la segmentation par rôle ou par équipe peut aussi s'avérer utile. Prenons l'exemple d'une fonctionnalité ajoutée à une application CRM commerciale et ciblant en particulier les équipes grands comptes. Dans ce cas, il est judicieux de segmenter l'adoption par marché (en accordant plus de poids à l'adoption par les membres des équipes grands comptes) pour évaluer la santé des taux d'adoption.
Les entreprises collectent le feedback des employés sous de nombreuses formes, pour de nombreux éléments de l'environnement de travail numérique. Elles peuvent suivre tout, des principales demandes de fonctionnalités et d'améliorations, aux recommandations d'amélioration des processus métier, en passant par les bonnes pratiques issues du crowdsourcing pour une application ou un workflow donné.
Quel que soit le type de programme « voix des employés » qu'une entreprise a mis en place, le niveau d'engagement proactif des employés envers ces programmes est un bon indicateur de leur investissement dans l'amélioration de l'expérience employé. Et les équipes technologiques d'entreprise peuvent tirer de nombreux enseignements de ces informations. Quelles sont les fonctionnalités de l'environnement de travail numérique qui intéressent le plus les employés ? Quelles applications et quels flux de travail ont le plus grand impact sur leur expérience, que ce soit positivement ou négativement ? Les informations contextuelles que vous obtenez en suivant les retours aident les équipes à répondre à ces questions et à d'autres questions tout aussi importantes.
L'informatique doit toujours mesurer le succès d'une application ou d'un projet numérique à la valeur qu'il apporte à l'entreprise. En retour, ceux qui financent l'informatique doivent comprendre cette valeur et déterminer un retour sur investissement approprié en fonction de celle-ci. Pour qu'un logiciel génère un bon retour sur investissement (ROI), il doit permettre à une organisation de gagner ou d'économiser plus d'argent que ce qu'elle y a investi, ou atténuer les risques de manière significative. Plusieurs facteurs peuvent être mesurés pour contribuer à une mesure standard du ROI des outils SaaS.
L'un des éléments essentiels pour déterminer le ROI d'un logiciel est le délai de rentabilisation, c'est-à-dire le temps qui s'écoule entre le moment où un employé commence à utiliser une application et celui où l'entreprise commence à en tirer de la valeur. Un autre facteur est le taux d'utilisation des licences, soit le pourcentage de licences achetées par une entreprise pour un logiciel donné qui sont réellement utilisées. Un troisième facteur est l'atténuation des risques, c'est-à-dire la capacité d'une application à éliminer ou à réduire de manière significative divers risques (liés à la sécurité ou à la conformité, par exemple).
Chaque logiciel est associé à des coûts, mais il peut être difficile pour les équipes IT et les dirigeants d'entreprise de déterminer précisément quels sont ces coûts et à combien ils s'élèvent, car beaucoup d'entre eux sont de nature indirecte. Le coût total de possession (TCO) est une métrique qui prend en compte l'intégralité des coûts, directs et indirects, liés à un logiciel donné. Cela inclut les coûts de licence, les coûts de support, les coûts d'ingénierie et d'intégration, les coûts de maintenance — tout ce qui est nécessaire pour déployer le logiciel, le maintenir opérationnel et prioriser les bonnes mises à jour et corrections pour les collaborateurs. Une fois que les équipes ont établi des bases de référence TCO pour leurs logiciels, elles peuvent identifier des opportunités d'amélioration.
JLL, l'un des cabinets d'immobilier commercial les plus anciens, les plus grands et les plus renommés au monde, fait avancer l'innovation dans les technologies immobilières grâce à sa branche JLL Technologies. L'une des applications phares de JLLT est Blackbird, une plateforme de visualisation géospatiale conçue pour présenter la connaissance du marché aux clients — et ce, de manière visuellement saisissante qui les laisse impressionnés. L'équipe JLLT souhaitait s'assurer que les courtiers étaient à la fois informés des nouvelles fonctionnalités du produit et en mesure d'en tirer de la valeur, sans faire peser une charge trop lourde sur l'ingénierie. Elle s'est tournée vers les guides intégrés de Pendo pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main des nouvelles fonctionnalités — et a immédiatement constaté une réduction du temps d'exécution des tâches. Ce qui demandait auparavant trois jours à un ingénieur pour une construction manuelle pouvait désormais être géré par un chef de produit en une heure, réduisant considérablement les ressources nécessaires à la maintenance de l'application.
Depuis la pandémie, peu de problèmes ont autant affecté les départements informatiques que l'étalement SaaS — la prolifération des applications (et des coûts qui y sont associés) au sein des suites d'applications internes des entreprises. Il est impératif pour les entreprises de disposer d'un portefeuille numérique adapté à leurs besoins, et mesurer l'étalement du portefeuille aide les équipes informatiques à évaluer l'écart entre leur situation actuelle et celle qu'elles devraient atteindre. Elles peuvent choisir de mesurer cet étalement de plusieurs façons — en termes de nombre total d'applications à usage interne ou de nombre d'applications par utilisateur, par exemple.
La mesure des KPI présentés dans ce guide aide les équipes informatiques et opérationnelles à concevoir un environnement de travail numérique avec intention et à améliorer ce qui est proposé. Lorsqu'une entreprise passe d'un environnement de travail numérique improvisé et chaotique à un environnement composé de workflows, d'applications, de processus et d'éléments fonctionnant en harmonie les uns avec les autres, les employés et l'entreprise dans son ensemble en bénéficient grandement. L'époque où il fallait perpétuellement gérer les urgences sur un élément ou un autre juste pour maintenir le cap est révolue.
Lorsque votre environnement de travail numérique est mature, les coûts opérationnels diminuent, l'efficacité commerciale augmente et vous obtenez de meilleurs résultats, tant pour l'entreprise que pour les employés. Et il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour commencer à améliorer les choses. Êtes-vous prêt à construire un environnement de travail numérique qui fonctionne pour vous ?