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Download the e-BookEn la prensa empresarial actual, escuchamos mucho sobre el auge del lugar de trabajo digital, especialmente desde la pandemia. Lo que a menudo se da a entender, pero no siempre se afirma explícitamente, es que el lugar de trabajo digital se ha vuelto sinónimo del lugar de trabajo en sí. Esto tiene enormes implicaciones, no solo en la forma en que los empleados colaboran y ejecutan su trabajo, sino también en cómo los líderes de las empresas piensan en la tecnología del lugar de trabajo en el contexto de sus objetivos estratégicos y de negocio más amplios. No es de sorprender que el 74% de los responsables de TI afirmen que el rol del CIO se elevó a raíz de la pandemia.
Es más importante que nunca que las empresas inviertan en transformación digital y alineen los objetivos de TI con los de las operaciones del negocio. Según una encuesta reciente de McKinsey, el 73% de las empresas de mayor rendimiento afirma que sus CIOs y líderes senior de TI participan activamente en la definición de la estrategia empresarial. Con esa definición y planificación surge la necesidad de medir y establecer responsabilidades en torno a KPIs compartidos. Pero, ¿cuáles son los más importantes para un lugar de trabajo digital optimizado?
En este momento, muchas empresas trabajan para fortalecer el lugar de trabajo digital de tres maneras clave: con iniciativas para aumentar la productividad, mejorar las experiencias y optimizar el software, tanto las aplicaciones internas de terceros que adquieren como las desarrolladas internamente.
¿El problema? Demasiadas empresas ejecutan estas iniciativas en silos. Esto es lamentable, porque un lugar de trabajo digital maduro y eficaz se encuentra en la intersección de estos tres pilares. Pero, ¿cómo deberían los equipos medir mejor el progreso dentro de estas áreas clave y entre ellas? ¿Y cómo la mejora en cada una de estas áreas contribuye a un lugar de trabajo digital más eficiente? A continuación, presentamos diez KPIs que todo equipo de tecnología empresarial y operaciones debería monitorear para el lugar de trabajo digital, además de consejos para actuar sobre los datos con el fin de optimizar las iniciativas de TI y mejorar la experiencia del empleado.
Para impulsar la productividad, las organizaciones deben decidir cuál es la mejor manera de medirla y establecer una línea base a partir de la cual fijar objetivos futuros. La productividad del flujo de trabajo es la cantidad de tiempo que les toma a los empleados completar flujos de trabajo críticos para el negocio. Lo que constituye un flujo de trabajo crítico para el negocio varía según el contexto: puede ser un flujo de trabajo único o poco frecuente (p. ej., capacitaciones en seguridad, evaluaciones de desempeño) o un flujo de trabajo recurrente (p. ej., procesamiento de solicitudes de préstamo). El enfoque del equipo de operaciones generalmente debe centrarse en mejorar estos últimos debido a su frecuencia y su impacto en aspectos como el logro de ingresos y la satisfacción del cliente. Además, el tiempo promedio para completar un flujo de trabajo no solo es una medida de productividad, sino también una línea base de la eficacia de ese proceso tal como fue diseñado. ¿Un proceso está ralentizando a sus usuarios? ¿Está afectando negativamente la experiencia del cliente porque reduce directamente la velocidad de entrega del servicio? Estas son el tipo de preguntas que puede encontrar al investigar la productividad del flujo de trabajo.
La adopción de procesos es una métrica de activación que mide cuántos usuarios están completando flujos de trabajo críticos para el negocio. La mayor parte del trabajo clave no ocurre solo dentro de una única aplicación, sino en múltiples apps, por lo que es importante que los equipos de operaciones comprendan cómo los equipos se desplazan por las distintas plataformas para realizar su trabajo, y si los usuarios están completando los procesos de la manera prevista para garantizar el cumplimiento. Los equipos de gestión de riesgos, operaciones u otros enfocados en la efectividad de los procesos de negocio pueden usar los potentes análisis de una solución de adopción digital para ver el flujo de trabajo entre aplicaciones e identificar si los empleados realmente están completando los flujos de trabajo. Dependiendo de si el flujo de trabajo previsto es recurrente o no recurrente, la forma en que los equipos consideren e interpreten las tasas de adopción variará.
Una empresa líder en retail de mejoras para el hogar quería ayudar a sus empleados a generar más ingresos en su división B2B, vendiendo suministros a trabajadores independientes y contratistas. Para lograr este objetivo, la empresa lanzó un proceso de generación de leads dentro de su software de gestión de relaciones con clientes (CRM) desarrollado internamente, que ayudaba a los empleados a encontrar profesionales con trabajos y proyectos próximos. Puso en marcha una prueba piloto en la que utilizó Pendo In-app Guides para impulsar la adopción de este proceso de generación de leads en 100 tiendas. La empresa descubrió que las tiendas que usaban guías en la aplicación tenían tasas de adopción 2.5 veces más altas que las que solo utilizaban medios tradicionales para generar conciencia (p. ej., correo electrónico). También encontró que el grupo de tiendas de prueba aumentó los ingresos mensuales en un promedio de $1.5 millones más que el grupo de control.
La adopción de aplicaciones es una métrica que mide cuántos usuarios interactúan con una aplicación o herramienta específica. Por lo general, se reporta a lo largo del tiempo según el número de usuarios activos mensuales (MAU), usuarios activos semanales (WAU) o usuarios activos diarios (DAU). Al comprender el nivel y la calidad de la interacción con una aplicación determinada, los equipos de tecnología empresarial pueden determinar si la empresa está obteniendo un buen retorno de la inversión (ROI) de ella.
Las empresas a menudo solo comienzan a rastrear y abordar la adopción de aplicaciones una vez que una transformación digital está bien encaminada, pero esto es un error. Según los hallazgos de McKinsey, los CEOs más exitosos "son tan apasionados por la adopción como lo son por la estrategia. Invierten tiempo por adelantado para asegurarse de que las personas que realmente usan las soluciones… tengan una voz clara en el proceso de desarrollo."
Es importante tener en cuenta que el objetivo de la aplicación debe orientar la tasa de adopción deseada: ¿Cumple un propósito crítico para el negocio? ¿Es algo en lo que los empleados pueden participar de forma voluntaria? ¿O solo requiere una interacción estacional, por ejemplo, actualizar la información de RR. HH. en un momento determinado del año?
Reducir el tiempo dedicado a brindar soporte manual a los empleados es siempre un objetivo importante. Los equipos más innovadores están aprovechando las soluciones de adopción digital para ofrecer soporte y orientación automatizados disponibles en todo momento, con el fin de ayudar a sus equipos a desatascarse y ponerse en marcha más rápido. Los equipos pueden medir el desvío de soporte tomando una medición de referencia de la cantidad de solicitudes de tickets relacionadas con determinadas aplicaciones, herramientas o procesos, y luego comparando ese número con la cantidad recibida después de un período determinado tras la implementación de recursos de soporte dentro de la aplicación. Estas soluciones pueden adoptar la forma de un centro de ayuda o un centro de recursos de la aplicación, que alberga soporte y orientación sobre diversos procesos y funcionalidades. El soporte también puede presentarse en forma de capacitación implementada dentro de la propia aplicación para personas o equipos en torno a una tarea específica.
A nivel de empresa y departamento, se realiza mucho trabajo para comprender la experiencia general de los empleados. Para mejorarla, los equipos necesitan establecer una línea base y medir la satisfacción de los empleados. Aunque los medios precisos para hacerlo varían según la organización, la satisfacción de los empleados generalmente se entiende como una retroalimentación holística a nivel del entorno de trabajo digital (o a nivel del stack tecnológico) para evaluar lo que las personas experimentan y sienten sobre la tecnología en el lugar de trabajo y las formas de realizar su trabajo. En ocasiones, esto se presenta en forma de una encuesta anual a los empleados, que brinda a los equipos de TI información sobre el estado del ánimo de los empleados. A medida que el lugar de trabajo se ha vuelto cada vez más digital, la experiencia de un empleado con el software determina cada vez más su experiencia en el lugar de trabajo en general, por lo que es importante que TI evalúe este tipo de retroalimentación de manera regular.
El Net Promoter Score (NPS) es uno de los medios más comunes que utilizan las empresas para medir la satisfacción y lealtad de los clientes. Se presenta en forma de una encuesta de una sola pregunta que pregunta: "¿Qué tan probable es que recomiendes esta marca a un amigo o colega?" Los clientes responden la encuesta en una escala del 0 al 10. Las puntuaciones de 9 o 10 se consideran "Promotores", las de 7 u 8 como "Pasivos", y las de 0 a 6 como "Detractores". Las empresas luego restan el porcentaje de Detractores del porcentaje de Promotores para obtener su Net Promoter Score.
El Net Promoter Score de aplicaciones funciona de la misma manera que el NPS, pero se aplica a los empleados en relación con una aplicación o software de trabajo ("¿Qué tan probable es que recomiendes este producto o aplicación a un amigo o colega?"). Con el NPS segmentado, los equipos de sistemas empresariales consideran la frecuencia con la que los individuos o equipos utilizan una aplicación al evaluar sus puntuaciones. Para las puntuaciones de NPS relacionadas con una herramienta de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), por ejemplo, los equipos de ventas que utilizan la aplicación con mayor regularidad y frecuencia tendrían sus puntuaciones examinadas más de cerca o ponderadas con mayor peso.
En lo que respecta al NPS de aplicaciones, la segmentación es imprescindible para extraer valor real de la métrica. Al fin y al cabo, los empleados que usan una aplicación con mayor frecuencia y de maneras críticas para su rol tendrán una mayor amplitud y profundidad en los comentarios que proporcionan. Sin embargo, aplicar la segmentación también puede hacer que otras métricas sean más significativas según el contexto. En lo que respecta a la adopción de aplicaciones o funciones, por ejemplo, segmentar por rol o equipo también puede ser útil. Considera una función añadida a una aplicación de CRM de ventas dirigida específicamente a equipos empresariales. En ese caso, tiene sentido segmentar la adopción por mercado (dando mayor peso a la adopción de los miembros del equipo empresarial) al evaluar el estado de las tasas de adopción.
Las empresas recopilan comentarios de los empleados de muchas formas y sobre muchos elementos del entorno de trabajo digital. Las empresas pueden rastrear desde las principales solicitudes de funciones y mejoras, hasta recomendaciones para mejorar los procesos de negocio, pasando por las mejores prácticas recopiladas de forma colaborativa para una aplicación o flujo de trabajo determinado.
Sin importar qué tipo de programa de "voz del empleado" tenga implementado una empresa, el nivel de participación proactiva de los empleados en estos programas es un buen indicador de cuánto están comprometidos con mejorar la experiencia del empleado. Y los equipos de tecnología empresarial pueden aprender mucho de esa información. ¿Qué características del lugar de trabajo digital les importan más a los empleados? ¿Qué aplicaciones y flujos de trabajo tienen el mayor impacto en su experiencia, ya sea de forma positiva o negativa? Los conocimientos contextuales que se obtienen al rastrear los comentarios ayudan a los equipos a responder estas y otras preguntas igualmente importantes.
El área de TI siempre debe medir el éxito de una aplicación o proyecto digital por el valor que aporta al negocio. A su vez, quienes financian TI deben comprender ese valor y determinar un retorno de inversión apropiado basado en él. Para que cualquier pieza de software genere un buen retorno de inversión (ROI), debe generar o ahorrar a una organización más dinero del que se invierte en ella, o bien mitigar el riesgo de alguna manera significativa. Hay una serie de factores que se pueden medir y que contribuyen a una medida estándar del ROI en las herramientas SaaS.
Un componente crítico para determinar el ROI del software es el tiempo para obtener valor, es decir, la cantidad de tiempo desde que un empleado comienza a usar una aplicación hasta que el negocio empieza a obtener valor de ella. Otro es la tasa de utilización de licencias, o el porcentaje de licencias que una empresa ha adquirido para una pieza de software determinada que realmente se está utilizando. Un tercero es la mitigación de riesgos, o qué tan bien una aplicación elimina o reduce diversos riesgos (en torno a la seguridad o el cumplimiento normativo, por ejemplo) de manera significativa.
Todo software conlleva costos, pero puede ser difícil para los equipos de TI y los líderes empresariales determinar con precisión cuáles son esos costos y a cuánto ascienden, ya que muchos de ellos son de naturaleza indirecta. El costo total de propiedad (TCO) es una métrica que tiene en cuenta la totalidad de los costos, tanto directos como indirectos, asociados a un software determinado. Eso incluye costos de licencias, costos de soporte, costos de ingeniería e incorporación, costos de mantenimiento: todo lo necesario para implementar el software, mantenerlo en funcionamiento y priorizar las actualizaciones y correcciones adecuadas para los empleados. Una vez que los equipos establecen líneas base de TCO para el software, pueden identificar oportunidades de mejora.
JLL, una de las empresas de bienes raíces comerciales más antiguas, grandes y reconocidas del mundo, impulsa la innovación en tecnología inmobiliaria a través de su división JLL Technologies. Una de las aplicaciones clave de JLLT es Blackbird, una plataforma de visualización geoespacial diseñada para mostrar el conocimiento del mercado a los clientes de una manera visualmente impactante que los deja asombrados. El equipo de JLLT quería asegurarse de que los corredores conocieran las nuevas funciones del producto y pudieran sacarles provecho, sin imponer una carga excesiva al equipo de ingeniería. Recurrió a las Guías en la aplicación de Pendo para orientar a los usuarios sobre las nuevas funciones y familiarizarlos con ellas, y de inmediato comenzó a observar una reducción en el tiempo de las tareas. Lo que antes le tomaba a un ingeniero tres días como construcción manual ahora podía ser gestionado por un gerente de producto en una hora, lo que redujo drásticamente los recursos necesarios para mantener la aplicación.
Quizás ningún problema ha afectado más a los departamentos de TI desde la pandemia que la expansión descontrolada de SaaS: la proliferación de aplicaciones (y los costos asociados a ellas) en los conjuntos de aplicaciones internas de las empresas. Es fundamental que las empresas cuenten con un portafolio digital del tamaño adecuado para sus necesidades, y medir la expansión del portafolio ayuda a los equipos de TI a evaluar qué tan lejos están de donde necesitan estar. Pueden optar por medir esta expansión de varias maneras: por ejemplo, en términos del número total de aplicaciones de uso interno o del número de aplicaciones por usuario.
Medir los KPI compartidos en esta guía ayuda a los equipos de TI y operaciones a diseñar un lugar de trabajo digital con intención y mejorar lo que se ofrece. Cuando una empresa pasa de un lugar de trabajo digital improvisado y caótico a construir uno compuesto por flujos de trabajo, aplicaciones, procesos y elementos que funcionan en conjunto, los empleados y la empresa en su totalidad se benefician enormemente. Quedaron atrás los días en que había que hacer un triaje perpetuo de un elemento u otro solo para mantener las cosas en marcha.
Cuando tienes un lugar de trabajo digital maduro, los costos operativos disminuyen, la efectividad empresarial aumenta y obtendrás mejores resultados tanto para la empresa como para los empleados. Y no hay mejor momento que el presente para empezar a mejorar las cosas. ¿Estás listo para construir un lugar de trabajo digital que funcione para ti?