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Download the e-Book„Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt." So lautet ein altes chinesisches Sprichwort. Es ist eines, das sich Unternehmen, die digitale Transformationen planen, gut merken sollten.
Die richtige Strategie für die digitale Transformation zu entwickeln und neue digitale Tools für Ihre Mitarbeiter einzuführen ist keine leichte Aufgabe – insbesondere für große Unternehmen. Das gelingt nicht von heute auf morgen, und die ernüchternde Realität ist, dass die meisten Unternehmen scheitern wenn es darum geht, dies langfristig umzusetzen. Sie scheitern, weil sie die Mitarbeitererfahrung nicht in den Mittelpunkt ihrer Strategie stellen. Doch genau darin liegt eine Chance.
Unternehmen, die das Verhalten und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter verstehen und ihre Pläne für den digitalen Wandel auf diesen Verhaltensweisen und Bedürfnissen aufbauen, werden erfolgreich sein. Um zu verstehen, warum – und welche entscheidende Rolle Analysen beim digitalen Wandel spielen – lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und betrachten, wie sich der Arbeitsplatz und unser Verständnis davon in den letzten Jahren verändert haben.
Es hat einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise gegeben, wie wir über Software bei der Arbeit denken. Wo wir Software einst als nur eine Art Werkzeug unter vielen betrachteten, die wir am Arbeitsplatz einsetzten, ist sie zu so viel mehr geworden. Tatsächlich ist Software selbst zum Arbeitsplatz geworden. So viele der einst direkten Mensch-zu-Mensch-Interaktionen finden heute digital statt. Software ist zum Mittel geworden, über das wir kommunizieren, zusammenarbeiten, neue Initiativen planen, Implementierungen durchführen und unzählige andere Aufgaben erledigen.
Die Unternehmensbudgets spiegeln diese neue Realität wider. Organisationen geben mehr denn je für die intern genutzten Apps aus. Tatsächlich gab das durchschnittliche Unternehmen bis 2020 aus 50 Prozent mehr für Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte als noch zwei Jahre zuvor. Man könnte annehmen, dass es einfach wäre, die Vorteile dieser Apps zu nutzen, sobald sie unternehmensweit live geschaltet werden. Aber erhalten IT-Teams wirklich den vollen Gegenwert für das, was sie bezahlen?
Wenn die Mitarbeitererfahrung ein Maßstab ist, lautet die Antwort auf die vorherige Frage: Nein. In aktuellen Umfragedaten hat IBM herausgefunden dass eine „Vertrauenslücke" zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern in Bezug auf das Thema Software bestand. Konkret stellte es fest, dass „während 74 % der Arbeitgeber glauben, dass ihre Organisationen den Mitarbeitern helfen, die Fähigkeiten zu erlernen, die sie benötigen, um auf eine neue Art zu arbeiten, nur 38 % der Mitarbeiter ähnlich empfanden." Manager geben ihren Teams möglicherweise neue digitale Tools an die Hand, stellen jedoch nicht die Unterstützung bereit, die Mitarbeiter benötigen, um diese Tools vollständig zu übernehmen und sich damit wohlzufühlen. Das Ergebnis? Einzelpersonen kommen nicht weiter, und Unternehmen treiben den Wandel nicht voran, von dem sie glauben, dass sie ihn vorantreiben.
Damit ein Plan zur digitalen Transformation erfolgreich sein kann, müssen Führungskräfte im Bereich Unternehmenstechnologie und ihre Partner ihn auf einem klaren Verständnis davon aufbauen, wie Mitarbeiter tatsächlich arbeiten. Dazu müssen sie die Kraft der Analytik nutzen. Es überrascht nicht, dass ein aktueller Bericht der Everest Group argumentiert, dass Analytik das „Rückgrat wichtiger Geschäftsentscheidungen" bilden sollte. In diesem E-Book zeigen wir Ihnen, wie Analytik – insbesondere die leistungsstarke Analytik, die die besten Lösungen zur digitalen Einführung bieten – aussagekräftige organisatorische Erkenntnisse liefert, Ihre Roadmap zur digitalen Transformation informiert und verbessert, die Umsetzung optimiert und bereits erfolgreiche Einführungen noch besser macht.
Sind Sie bereit, den ersten Schritt auf Ihrer digitalen Transformationsreise zu machen? Es beginnt damit, die Natur von Analytics und die Probleme, die es löst, zu verstehen.
Wie bereits erwähnt, finden viele der Interaktionen, Prozesse und Arbeitsabläufe, die früher persönlich stattfanden, heute digital statt. Diese neue Realität bringt zwar viele Herausforderungen mit sich, bietet aber auch einen wesentlichen Vorteil: Sie können all diese Aktivitäten auf eine Weise messen und quantifizieren, die zuvor undenkbar war. Infolgedessen verlassen sich Führungskräfte in Unternehmen nun auf Analytics, um zu verstehen, wer was wann tut.
Einfach ausgedrückt ist Analytics der Prozess, bei dem eine Person oder ein Programm statistische Methoden und Technologien zur Datenanalyse einsetzt. Der Zweck von Analytics besteht darin, Muster in den Daten zu entdecken, die zu neuen Erkenntnissen führen – und diese Erkenntnisse können die Strategie eines Unternehmens leiten. Allerdings sind nicht alle Analytics-Tools gleich. Um ein umfassendes Verständnis davon zu erlangen, wie Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, reichen grundlegende Erkenntnisse nicht aus.
Viele Business-Apps bieten rudimentäre Dashboards, die einige grundlegende Nutzungsmetriken anzeigen. Diese Metriken messen in der Regel einen bestimmten Zeitpunkt, mit wenig Kontext oder Spielraum für die Erkundung der Geschichte hinter den Zahlen. Die bloße Nutzung einer App zeigt schließlich nicht, ob jemand sie auf sinnvolle Weise verwendet. Diese grundlegenden Metriken existieren zudem isoliert, ohne Verbindung zu anderen Apps, und bieten daher kein ganzheitliches Bild der Mitarbeiteraktivitäten. Genau hier kommt die richtige Lösung zur digitalen Adoption ins Spiel.
Eine Digital-Adoption-Lösung (manchmal auch als Digital-Adoption-Plattform bezeichnet) ist eine Software, die einer anderen Software oder App überlagert wird. Auf der Vorderseite hilft sie dabei, die Kompetenz zu fördern, indem sie Mitarbeitende durch wichtige Aufgaben führt und kontextbezogene Informationen bereitstellt, während sie durch das Produkt navigieren. Auf der Rückseite hingegen bieten die besten Digital-Adoption-Lösungen eine Analyse, die reich an organisatorischen Erkenntnissen ist und Business-Technology-Verantwortlichen sowie den Teams, mit denen sie zusammenarbeiten, hilft, den gesamten Arbeitsablauf innerhalb von und zwischen Apps zu verstehen.
Mit einer Lösung wie Pendo for Employeessehen Manager nicht nur Teildaten zu isolierten Aufgaben innerhalb einzelner Programme. Sie können sehen, wie die Arbeit app- und zeitübergreifend abläuft. Darüber hinaus können Manager Analysedaten in Segmente aufteilen, sodass sie erkennen können, wie sich das Bild des Arbeitsplatzes für verschiedene Personen unterscheidet.
Möchten Sie vergleichen, wie beispielsweise zwei regionale Vertriebsteams Salesforce nutzen? Oder wie Mitarbeitende, die vor drei Monaten angefangen haben, eine bestimmte Funktion verwenden, verglichen mit Mitarbeitenden, die vor drei Jahren begonnen haben? Die Segmentierung von Erkenntnissen auf Basis von Metadaten (Rolle, Betriebszugehörigkeit, Standort eines Mitarbeitenden usw.) und/oder spezifischen Verhaltensweisen (z. B. ob jemand eine App zum ersten Mal verwendet) ermöglicht all das und noch mehr.
Die Nutzung von Analysen, um Erkenntnisse über verschiedene Gruppen, zu verschiedenen Zeitpunkten und auf verschiedenen Granularitätsebenen zu gewinnen, hilft dabei, sowohl die Strategie als auch die Taktik eines Digital-Adoption-Plans zu steuern (dazu später mehr).
Die erfolgreiche Förderung der digitalen Akzeptanz ist eine Teamleistung, und alle, die Teil dieses Teams sind, können von den aussagekräftigen organisatorischen Erkenntnissen profitieren, die eine gute Analyse liefert:
IT-Abteilung: Die IT gilt in der Regel als verantwortlich für die Implementierung und Förderung der Akzeptanz neuer Software und digitaler Tools sowie für die Verwaltung des unternehmensweiten Technikbudgets. Analysen helfen ihr in beiden Bereichen. Das Verständnis, wie Mitarbeitende heute arbeiten, hilft der IT, Veränderungen für morgen besser zu planen. Und zu sehen, welche Apps Mitarbeitende für welche Aktivitäten nutzen, verschafft die dringend benötigte Perspektive. Es unterstützt die IT dabei, ihre Softwareinvestitionen zu bewerten und festzustellen, ob sie wirklich das bekommen, wofür sie bezahlen (mehr dazu weiter unten).
Letztendlich sollte die IT einen ganzheitlichen Blick darauf werfen, wie eine digitale Transformation verläuft, und Analysen nutzen, um übergeordnete Erkenntnisse zu Gesamtakzeptanzraten, Produktivitätssteigerungen und Effizienzverbesserungen zu gewinnen.
Funktionsübergreifende Partner: Außerhalb der IT verfügen andere Abteilungen wie Vertrieb, Customer Success und Informationssicherheit häufig über eigene Betriebs- und Enablement-Teams, die für die Schulung von Nutzenden in neuen Apps und Funktionen verantwortlich sind. Diese Teams verfolgen Interessen, die eher taktischer als strategischer Natur sein können. Sie möchten Analysen nutzen, um auf eine detailliertere Ebene einzutauchen – um spezifische Schmerzpunkte der Mitarbeitenden zu verstehen, wo innerhalb eines Workflows Personen nicht weiterkommen oder wie gut sie bestimmte Prozesse und Best Practices einhalten. Dies hilft dabei, zu ermitteln, welche Probleme priorisiert und welche In-App-Anleitungen erstellt werden sollen.
Mitarbeiter als Ganzes: Unternehmen priorisieren die digitale Akzeptanz nicht um ihrer selbst willen, sondern im Dienst klarer Geschäftsziele und -ergebnisse. Die Verwirklichung dieser Ergebnisse hängt jedoch vom Verhalten der Mitarbeiter ab. In gewissem Sinne ist eine hervorragende Analyse ein Sprachrohr für die Stimme der Mitarbeiter – sie hilft dem Management, durch das Rauschen hindurchzudringen und echte Einblicke in die Arbeitsweise der Menschen zu gewinnen. Dies liefert wichtigen Kontext für die Planung von Veränderungen. Denken Sie daran: Eine Strategie, die auf der bestehenden Mitarbeiterkultur, den Gewohnheiten und dem Verhalten der Mitarbeiter basiert, ist die einzige, die eine Chance auf Erfolg hat.
Hoffentlich haben Sie an diesem Punkt ein gutes Verständnis von Analysen und dem Wert der Erkenntnisse, die sie liefern – insbesondere von den besten Lösungen für die digitale Adoption. Schauen wir uns nun an, wie Sie diese Erkenntnisse nutzen können, um die richtige Strategie für die digitale Adoption für Sie und Ihr Team zu entwickeln.
Wenn es um die digitale Adoption geht, zahlt sich ein wenig Planung enorm aus. Man könnte meinen, es sei für die meisten Unternehmen eine etablierte Best Practice, eine durch Analysen informierte Strategie oder Initiative zur digitalen Adoption zu planen – eine mit Nuancen und Berücksichtigung aller relevanten Perspektiven. Aber das wäre ein Irrtum. Da Unternehmen mehr Apps als je zuvor einsetzen, ist es für Verantwortliche für Geschäftstechnologie und ihre organisatorischen Partner leicht, beim Thema Software in einen reaktiven statt proaktiven Ansatz zu verfallen. Und dieser Ansatz führt unweigerlich zu Verwirrung und Frustration bei den Mitarbeitern sowie zu verschwendetem Geld.
Betrachten wir das Problem doppelt vorhandener Apps – Apps, die denselben Zweck erfüllen und oft eine ähnliche Funktionalität aufweisen. Doppelte Apps werden zum Problem, wenn die IT-Abteilung die Verbreitung interner Apps, die ein Unternehmen nutzt, nicht aktiv verwalten und kontrollieren kann. Das durchschnittliche Unternehmen hat inzwischen 3,6 solcher Apps in seinem Stack, was zu einer Reihe von Problemen führt.
Finanziell gesehen bedeutet das Vorhandensein doppelter Apps, dass ein Unternehmen mehr für Software ausgibt, als es sollte. Es schadet jedoch auch dem Unternehmensergebnis auf andere, indirektere Weise. Verschiedene Teams, die für denselben Zweck unterschiedliche Apps verwenden, behindern die Zusammenarbeit und Dynamik. Die Verwirrung der Mitarbeitenden darüber, welche App für welchen Zweck zu verwenden ist, kostet die IT-Abteilung Zeit und Ressourcen in Form von mehr Support-Tickets und Hilfeanfragen. Und die Frustration der Mitarbeitenden beim Navigieren durch die unübersichtliche App-Landschaft beeinträchtigt ihre Erfahrung, senkt die Produktivität und erhöht das Risiko von Mitarbeiterfluktuation.
Doppelte Apps sind nur ein Beispiel für die Probleme, die entstehen, wenn Unternehmen Apps um der Apps willen in den Vordergrund stellen. Um in der heutigen Welt erfolgreich zu sein, müssen sie ihr Denken von der Beschaffung von mehr Software hin zur optimalen Nutzung der benötigten Software verlagern – und dabei Analysen einsetzen. Die Planung der richtigen Strategie beginnt daher damit, das eigene Haus in Ordnung zu bringen.
IT-Manager gehen die digitale Adoption in der Regel mit dem Ziel an, wichtige Geschäftsprobleme zu lösen und zentrale Ergebnisse zu erzielen. Um das obige Beispiel aufzugreifen: Es kann eine unkontrollierte Zunahme von Apps und Ausgaben geben, die sie in den Griff bekommen müssen. Sie möchten möglicherweise die Produktivität, die Zusammenarbeit oder die Nutzung wertvoller und kostspieliger Funktionen bestimmter Apps steigern. Vielleicht möchten sie die Compliance der Mitarbeitenden in einem bestimmten Workflow oder Funktionsbereich verbessern. Was auch immer der Bedarf oder das Ziel ist – es zu erreichen bedeutet, Analysen einzusetzen, um zu verstehen, wie man dorthin gelangt, und zu erkennen, wann man erfolgreich war.
Die richtige Strategie zur digitalen Adoption zu entwickeln bedeutet, sie auf dem tatsächlichen Verhalten der Mitarbeitenden aufzubauen. Das erfordert den Einsatz von Analysen einer Digital-Adoption-Lösung, um zu verstehen, wie das Verhalten zu dem Problem beiträgt, das Sie lösen möchten.
Wenn Sie beispielsweise die Nutzung einer kostspieligen App-Funktion steigern möchten, mit der Mitarbeitende möglicherweise Schwierigkeiten haben, nutzen Sie Analysen, um zu untersuchen, wie Mitarbeitende die Aufgaben derzeit erledigen, bei denen die betreffende App unterstützen soll. Dies hilft Ihnen, den Übergang und die Maßnahmen für Mitarbeitende besser zu planen, und gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Segmente bei der Bereitstellung von Orientierungshilfen priorisiert werden müssen.
Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie Ihr Technikbudget im Griff behalten möchten und befürchten, dass Ihr Unternehmen für zu viele Apps zahlt, nutzen Sie Analysen, um zu ermitteln, wie Mitarbeitende verschiedene Apps für denselben Zweck verwenden, und planen Sie die Abschaltung einer oder mehrerer Apps entsprechend.
Sie sollten auch Ihren Tech-Stack unter die Lupe nehmen und prüfen, ob die Gründe, aus denen eine bestimmte App für das Unternehmen angeschafft wurde, noch relevant sind. Wenn die Apps nach wie vor echte Probleme lösen und echte Anforderungen erfüllen, überlegen Sie, ob andere Apps, für die Sie derzeit bezahlen, dasselbe leisten können. IT-Teams zögern oft, Apps abzuschaffen, weil sie Konflikte mit meinungsstarken Geschäftspartnern befürchten. Doch mit dem richtigen Übergangsplan und den entsprechenden Daten als Grundlage können sie dem Management gegenüber überzeugend darlegen, warum diese Apps abgelöst werden sollten.
Sobald Sie das Problem identifiziert haben, das Sie lösen möchten – die Kennzahl, die Sie steigern oder senken wollen, das Verhalten, das Sie ändern möchten, die Kosten, die Sie reduzieren wollen – können Sie mithilfe von Analysen Ihr strategisches Ziel besser definieren: den Zielzustand, den Ihre Mitarbeitenden erreichen sollen. Die organisatorischen Erkenntnisse, die eine leistungsstarke Digital-Adoption-Lösung liefert, können Ihnen helfen, Ziele zur Lösung des jeweiligen Problems zu setzen und den Fortschritt kontinuierlich zu messen. Außerdem können sie Ihnen dabei helfen, die taktischen Mittel zur Umsetzung Ihrer Strategie zu planen – ein Thema, das wir im nächsten Abschnitt behandeln.
Nachdem Ihre Digital-Adoption-Strategie feststeht, ist es an der Zeit, die Taktiken zu planen, die Ergebnisse liefern werden. Glücklicherweise bietet dieselbe Digital-Adoption-Lösung, die die Analysen zur Gestaltung Ihres Plans bereitgestellt hat, auch ein umfangreiches Set an Tools zur Förderung des Wandels.
Wie oben erwähnt, ermöglichen leistungsstarke Digital-Adoption-Lösungen wie Pendo die Segmentierung von Analysen nach verschiedenen Metadaten- und Verhaltenskategorien. Sobald Sie dies getan haben, können Sie individuelle Anleitungen erstellen und gezielt die Segmente ansprechen, die diese am dringendsten benötigen.
Durch Messaging innerhalb der App selbst können Sie Kontext hinzufügen und das Bewusstsein für neue Workflows oder Funktionen schärfen. Verantwortliche für Unternehmenstechnologie und ihre Partner können zudem die vorhandenen Verhaltensweisen berücksichtigen, die die Analyse bei Mitarbeitenden gezeigt hat, um die richtigen In-App-Guides für jeden beliebigen Zweck zu erstellen. Ob es darum geht, Nutzer bei der Einführung neuer Software oder Funktionen zu schulen, die Einhaltung von Vorschriften in wichtigen Bereichen sicherzustellen oder verbesserte Workflows hervorzuheben – die Bereitstellung von Anleitungen innerhalb der App ist der beste Weg, um Mitarbeitenden das Wissen zu vermitteln, das sie benötigen, um ihre Arbeit optimal zu erledigen.
Eine Digital-Adoption-Lösung ermöglicht es Führungskräften außerdem, Mitarbeitende durch quantitative und qualitative Metriken aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Sobald neue Anleitungen live gehen, können Unternehmen das Nutzungsverhalten analysieren sowie In-App-Umfragen, Befragungen und andere Feedback-Mechanismen nutzen, um mit Mitarbeitenden in Kontakt zu treten und zu sehen, wie der Veränderungsprozess verläuft. Sobald sie die Stimme der Mitarbeitenden erfassen, können sie besser verstehen, wie Anleitungen und Abläufe verbessert werden können. Auf diese Weise machen sie Veränderung zu einem wechselseitigen Prozess, der nicht nur durch Top-down-Planung, sondern auch durch Bottom-up-Feedback geprägt ist. Das Wissen der Mitarbeitenden ist ein wertvolles Gut, das einen Plan zur digitalen Transformation nur besser und effektiver machen kann.
Sobald eine Änderung und die dazugehörige Anleitung live gegangen sind, können Manager auch die Analysen ihrer Digital-Adoption-Lösung nutzen, um zu beheben, was nicht funktioniert, und zu festigen und zu stärken, was funktioniert. Wenn die Daten beispielsweise zeigen, dass ein wichtiges Segment Schwierigkeiten bei der Einführung einer neuen Funktion hat, können Manager Verhaltensdaten und Feedback analysieren, um zu verstehen, wo und warum Mitarbeiter nicht weiterkommen. Sobald sie das Problem verstehen, können sie es mit verbesserter, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnittener Anleitung angehen.
Analysen sind auch ein hervorragendes Mittel, nicht nur um zu verstehen, was schiefläuft, sondern auch um zu sehen, was auf unerwartete Weise gut funktioniert. Mitarbeiter sind in der Regel näher an der Arbeit, um die Manager Veränderungen planen, als die Manager selbst. Das bedeutet, dass Mitarbeiter häufig eigene Wege finden, einen Prozess oder Workflow abzuschließen, und diese Wege können besser und effizienter sein als das, was Manager sich ausgedacht haben. Dieses Wissen zu nutzen kann Veränderungen in der gesamten Organisation verbessern.
Darüber hinaus können Analysen deutlich machen, wer Ihre „Super-User" sind. Dies sind Ihre Early Adopters, die Teilmenge der Mitarbeiter, die eine Aufgabe oder einen Prozess außergewöhnlich gut bewältigen. Wenn Sie tief in die Daten eintauchen, können Sie verstehen, welche Verhaltensweisen sie von der Masse abheben, und diese Erkenntnisse nutzen, um durch verbesserte Anleitung mehr von ihnen zu schaffen.
Mit der richtigen Digital-Adoption-Lösung haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre Mitarbeiter zum angestrebten Ziel zu führen, was auch immer es sein mag. Sobald eine Änderung Fuß gefasst hat und die Mitarbeiter sich wie gewünscht verhalten, können Sie den gesamten Prozess von vorne beginnen. Identifizieren Sie ein neues Problem oder Geschäftsziel, nutzen Sie Analysen, um das spezifische Verhalten zu verstehen, das dazu beiträgt, und nutzen Sie dieses Wissen, um Ihre Strategie und Taktiken auszuarbeiten. Sobald die Änderung live gegangen ist, behalten Sie aufmerksam im Blick, was funktioniert und was nicht, um den Prozess zu optimieren.
Sie kennen vielleicht die Geschichte von der Person, die eines Nachts ihre Autoschlüssel verliert und unter der einzigen nahegelegenen Straßenlaterne danach sucht. Ein Polizist beteiligt sich an der Suche und fragt die Person, ob sie sicher sei, dass dies der Ort sei, wo die Schlüssel verloren gegangen seien. „Nein", antwortet die Person, „aber es ist der einzige Ort, der hell genug ist, um dort zu suchen."
Die Geschichte enthält eine Lektion für Führungskräfte im Bereich Unternehmenstechnologie und andere Befürworter der digitalen Adoption am Arbeitsplatz: Aussagekräftige Erkenntnisse sind auf das beschränkt, was Sie messen.
Mit Analysen zur Hand ist es möglich, die objektive Realität dessen zu verstehen, was am Arbeitsplatz geschieht. Dieses Wissen ist stärkend. Aber es kann auch beängstigend sein, besonders wenn es unangenehme Wahrheiten darüber beleuchtet, wie Mitarbeiter arbeiten. Die Befürworter, denen es gelingt, die digitale Transformation voranzutreiben, sind in der Regel diejenigen, die den Mut haben, diese Realität zu akzeptieren, sie zu verstehen und Veränderungen darauf aufzubauen.
Die digitale Akzeptanz vorantreiben ist keine leichte Aufgabe. Aber der erste Schritt zu einem besseren Morgen besteht darin, den heutigen Arbeitsplatz wirklich zu verstehen. Die Erkenntnisse, die Analysen liefern, sind zum Greifen nah. Sind Sie bereit, sie zu nutzen, um den Wandel voranzutreiben, den Ihre Organisation braucht?